Onboarding pracownika
Po zrekrutowaniu odpowiedniej osoby, przychodzi czas na onboarding pracownika w organizacji. Pierwszy dzień pracy nigdy nie jest łatwy dla nowego pracownika. W procesie onboardingu od samego początku należy dbać o to, aby nowy pracownik czuł się dobrze. Odpowiednio przeprowadzony onboarding pozwala szybciej się wdrożyć pracownikowi w obowiązki na stanowisku, które objął. Jak się do tego przygotować do wdrożenia pracownika, co można usprawnić, aby nie obciążać zarówno działu HR, jak i przełożonych nowych pracowników?
Checklista onboardingowa
Onboarding pracownika zależy zarówno od branży i również od stanowiska, do którego wdrażamy nowego pracownika. Dlatego też najprościej jest stworzyć checklistę z elementami onboardingu, do której będziemy mogli wracać przy wdrażaniu nowego pracownika. Checklista powinna być dopasowana do stanowiska lub działu (jeżeli obowiązki osób w dziale są zbliżone). Elementy checklisty warto również przemyśleć w czasie. Niektóre informacje warto przekazać przyszłemu pracownikowi przed rozpoczęciem pracy, niektóre pierwszego dnia, a niektóre nieco później.
Pre-boarding, czyli co warto przekazać pracownikowi przed pierwszym dniem pracy
Preboarding nie jest często spotykanym pojęciem, lecz bardzo ważnym z punktu widzenia nowego pracownika. Świadczy to o autentyczności firmy wobec nowej osoby. Należy pamiętać, że onboarding pracownika jest najważniejszy, ale suma doświadczeń nowego pracownika w trakcie preboardingu – tzw. candidate experience, będzie świadczyć o tym, czy przyjmie propozycje pracy.
- ankietę badająca zadowolenie z procesu rekrutacji
- ankietę do zatrudnienia (dane do wystawienia umowy)
- instrukcje dot. kultury pracy i zasad panujących w firmie
- informacje o stanowisku, które pozwolą się pracownikowi lepiej przygotować do pracy
- informacje o nowym miejscu pracy, najbliższym parkingu
- dane kontaktowe do przełożonego
Przed pierwszym dniem pracy, warto również wysłać nowym pracownikom welcome pack. Dzięki temu nowo zatrudnionej osobie będzie miło i poczuje się ważna.
Skuteczny proces onboardingu pierwszego dnia pracy
Pierwszy dzień pracy bywa wyjątkowo stresujący dla nowych pracowników w firmie. Pierwszego dnia należy przekazać nowej osobie najważniejsze informacje i dostępy potrzebne do wykonywania pracy. Warto również przedstawić nowego pracownika osobom, z którymi będzie pracował. Nowy pracownik na pewno poczuje się lepiej, gdy zostanie przedstawiony zespołowi, niż gdy będzie musiał poznawać współpracowników na własną rękę. W przypadku procesu onboardingu osób pracujących w biurze należy pamiętać, aby przekazać pracownikowi wszystkie niezbędne narzędzia pracy, czy dostępy do programów. Checklista powinna zawierać:
- spis wszystkich niezbędnych narzędzi oraz dostępów do firmowych kont, które należy przekazać nowemu pracownikowi
- przedstawienie nowej osoby zespołowi
- przekazanie pracownikowi najważniejszych informacji
Onboarding nowo zatrudnionej osoby
Skuteczny onboarding mocno opiera się na stałym kontakcie z nowym pracownikiem, aby zawsze udzielić mu pomocy i wesprzeć, gdy będzie miał wątpliwości co do otrzymywanych zadań. Tą część onboardingu powinien przejąć już przełożony pracownika. Warto pamiętać, że proces wdrażania, który podczas pierwszych dni przejmuje przełożony i gdy nowy pracownik wdraża się w swoje obowiązki jest najtrudniejsza i często obniża efektywność onboardingu pracownika. Dlatego równie istotne jest, aby dział HR wspierał nową osobę od samego początku, a szczególnie w pierwszych dniach – pozwoli to dużo szybciej odnaleźć się pracownikowi w nowym środowisku. Warto w procesie onboardingu uwzględnić ankietę, która zostanie wysłana do pracownika kilka dni po rozpoczęciu nowej pracy. Warto zapytać o zrozumienie zadań, czy dynamika pracy jest odpowiednia, oraz czy współpracownicy są życzliwi.
Wdrożenie nowej osoby – czego unikać?
- brak informacji o zatrudnieniu nowej osoby – często spotykany problem w dużych firmach. Pierwszego dnia pracy, gdy nowy pracownik przychodzi do firmy, okazuje się, że nikt nie ma pojęcia kim on jest i co tu robi – po prostu nikt nie poinformował zespołu i pracowników współpracujących o nowej osobie.
- słabo przygotowane stanowisko pracy – Podczas przyjścia nowego pracownika, okazuje się, że nie ma dla niego miejsca, gdzie mógłby swobodnie usiąść, ani sprzętu do pracy. Firmy często zwlekają z odpowiednim przygotowaniem stanowiska i przez to nie starcza później czasu. Jest to ważny punkt procesu onboardingu i należy o to zadbać
- brak opiekuna lub mentora – osoba wspierająca dla nowej osoby jest bardzo ważna we wdrożeniu. Proces onboardingu jest czasem, kiedy nowa osoba poznaję strukturę organizacji, zakres obowiązków, cele, działania. Stanowi to pewną bazę wiedzy, według której nowy pracownik funkcjonuje. Mentor, czy buddy może proces onboardingu bardzo przyspieszyć. Nie jest to częsty zabieg w firmie i zazwyczaj w ciągu pierwszych dni, pracownik czuje wsparcie od zespołu, ale z biegiem czasu pomoc od pracowników zanika i często zostajemy ze wszystkim sami
Automatyzacja onboardingu pracownika
W proces onboardingu pracownika warto wdrożyć oprogramowanie, które usprawni proces onboardingu oraz odciąży dział HR. Oprogramowanie do onboardingu pozwala m.in. na definiowanie procesów onboardingu, które później można wielokrotnie udostępniać pracownikom. Pozwala to znacznie ograniczyć czas poświęcany na przekazywanie informacji pracownikom, uniknąć pomyłek, oraz usprawnić komunikację. Dla przykładu, jednorazowo stworzony onboarding dla pracowników działów marketingu może zawierać potrzebne dane, instrukcje, ankiety oraz zadania dla pracownika. Raz stworzony onboarding można udostępniać nowym pracownikom na portalu pracowniczym. Zachęcamy do zapoznania się z możliwościami systemu HRappka, który poza procesem onboardingu automatyzuje również procesy rekrutacyjne, ewidencję czasu pracy (w tym elektroniczne wnioski urlopowe) oraz procesy kadrowo – płacowe oraz legalizację zatrudnienia cudzoziemców.