6 pomysłów na ciekawy proces onboardingu pracownika

Czy proces onboardingu jest w Polsce popularny? Czy polskie firmy robią to dobrze?

Według najnowszego Raportu Polskiego Forum HR 85% respondentów w 2019 uczestniczyło w procesie onboardingu. Aż 20% procent wszystkich ankietowanych uznało proces w którym uczestniczyli za mało efektywny. Jakie elementy powinien zatem zawierać, by pracownicy uznali onboarding za przydatny? A co zrobić, by zapamiętali ten proces na długo? Sprawdźmy!

Etapy onboardingu pracownika – najważniejsze elementy

Dobrze zaprojektowany proces onboardingu nowego pracownika wymaga przemyślenia i stworzenia ustandaryzowanej mapy działań, tak by proces mógł być powtarzalny. Onboarding pracownika możemy dowolnie skonfigurować i dopasować wszystkie procedury do swojej organizacji. Z pewnością proces w przypadku onboardingu pracownika produkcyjnego będzie się nieznacznie różnił od onboardingu np. pracowników z branży IT. Za stworzenie procesu odpowiada dział HR. Przy projektowaniu onboardingu warto zwrócić uwagę na fakt, że istnieją elementy wspólne, które powinniśmy zawrzeć w naszej strategii. Poniżej przykładowa struktura procesu:

Pre-boarding

Jest to zespół działań, które warto zrealizować zanim nowy pracownik pojawi się w naszej firmie:

Bieżące utrzymywanie kontaktu, przekazanie podstawowych informacji, materiałów. Pamiętajmy, że komunikacja jest najważniejsza. Zarówno na etapie rekrutacji jak i po podpisaniu umowy. Dobrą praktyką jest stworzenie checklisty, gdzie opisaliśmy wszystkie niezbędne działania.
Wyznaczenie pracownika, który będzie pełnił rolę buddiego. Warto skonsultować z osobą, którą wybieramy wcześniej, czy będzie w stanie realizować tę funkcję. W zależności od naszych preferencji możemy zapoznać nową osobę z buddym przed rozpoczęciem pracy lub dopiero pierwszego dnia.
Przygotowanie niezbędnych dokumentów – to zadanie dla działu kadr i płac. Tutaj musimy przede wszystkich zadbać o skierowanie na badania lekarskie, czy zorganizowanie szkolenia BHP.
Przygotowanie stanowiska pracy. Jeśli pracownik będzie pracował stacjonarnie w biurze, musimy przygotować miejsce pracy, tak by było gotowe pierwszego dnia. Natomiast w przypadku pracy zdalnej, musimy odpowiednio wcześniej pomyśleć o dostarczeniu nowemu pracownikowi niezbędnych narzędzi. Nie należy zostawiać tego na ostatnią chwilę.
Konta i dostępy. W idealnym scenariuszu powinny być gotowe pierwszego dnia pracy nowego pracownika. Warto to mieć na uwadze!

Pierwszy dzień onboardingu

Pierwszy dzień pracy pracowników jest kluczowy, jeśli chodzi o ich wdrożenie do nowej organizacji. Przykładowy plan pierwszego dnia:

Zaczynamy od zapoznania z zespołem. Nowy pracownik będzie czuł się lepiej, jeśli osoba prowadząca proces rekrutacji zapozna ją z innymi pracownikami. Zapewne w tym momencie rekruter jest jedną osobą jaką zna. Taka praktyka pozwala zminimalizować stres wynikający z rozpoczęcia nowej pracy.
W ramach pre-boardingu wyznaczyliśmy buddiego. Po zapoznaniu z zespołem, rekruter lub inna wyznaczona osoba powinna poświęcić dodatkowy czas na przedstawienie buddiego oraz opowiedzenie o jego roli w procesie onboardingu.
Następnie warto zrobić szybki office tour.
Obowiązkowe szkolenia i prezentacja firmy to istotny element onboardingu. Działania te standardowo realizowane są w pierwszym dniu pracy.
Odrobiliśmy pracę domową i przygotowaliśmy wszystkie dostępy dla nowego pracownika w ramach pre-boardingu? Świetnie! Pierwszego dnia wystarczy mu je przekazać. Można powiedzieć, że nowa osoba mogłaby zaczynać już pracę, ale…
Nie zapominajmy o lunchu! Pierwszy dzień jest intensywny. Warto uwzględnić ten element planując onboardng. Jeśli pracownik pracuje stacjonarnie, fajnie zorganizować buddy lunch. Jeśli pracujemy zdalnie, warto zaplanować dłuższą przerwę.
Czas na pierwsze zadania. W zależności od stanowiska proces wdrożenia nowego pracownika może wyglądać różnie. Warto natomiast jasno określić wymagania na nowym stanowisku.

Pierwszy tydzień onboardingu

Bez wątpienia pierwszy tydzień jest tak samo istotny jak pierwszy dzień. Jak może wyglądać?

To czas na wszystkie czynności administracyjne oraz uzupełnienie potrzebnych dokumentów. W naszej firmie mamy wiele polityk z którymi pracownik musi się zapoznać i podpisać? To powinno odbyć się w pierwszym tygodniu.
Szczegółowo przedstawiamy zakres obowiązków. Przydzielamy pracownika do projektów/zadań. Jest to czas na wdrażanie się do nowych obowiązków i realizację pierwszych zadań. Proces ten rozpoczyna etap nauki narzędzi i poznawanie firmy. Może trwać do kilku miesięcy.
Warto, by osoba realizująca proces onboardingu zebrała feedback odnośnie procesu. Pozwoli to na ulepszenie go w przyszłości.

Pierwszy miesiąc onboardingu

Pamiętajmy, że onboarding to proces. W zależności od organizacji może trwać od kilku do kilkudziesięciu dni.

Pierwszy miesiąc pozwala wstępnie zweryfikować oczekiwania pracownika względem organizacji i odwrotnie. Jest to czas nauki, wdrażania się w nowe obowiązki. W pierwszym miesiącu pracownik zdobywa wiedzę i aklimatyzuje się w firmie. Tutaj ważne jest wsparcie mentora/ buddiego i udzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania, które mogą się pojawić na początku pracy.
Zorganizowanie spotkania podsumowującego pierwszy miesiąc. Następnie takie spotkanie warto przeprowadzić po trzech miesiącach pracy.

Onboarding pracownika może być bardzo formalnym (i nudnym) procesem. My jednak tego nie chcemy! Zobacz przykładowe działania, które pozwolą nieco ożywić ten proces.

Onboarding pracownika – 6 przykładów kreatywnych działań

Zatem zaprojektowaliśmy proces. Jesteśmy przygotowani na pojawienie się nowego pracownika w naszej firmie. Teraz czas na garść pomysłów, które sprawią, że onboarding w naszej firmie wywoła efekt WOW nie tylko pierwszego dnia pracy.

Dzięki temu, że onboarding pracownika w naszej firmie, nasza marka wyróżni się na rynku i może stać się pracodawcą pierwszego wyboru wśród potencjalnych kandydatów.

Poniższe propozycje możemy wykorzystać podczas onboardingu nowego pracownika stacjonarnie w firmie, jak i zdalnie.

List powitalny

Kiedy ostatnio dostałeś list inny niż rachunek? Dawno? My też! Klasyczny, odręcznie napisany list powitalny z pewnością będzie miłym i nietypowym gestem. Nie ma wielu firm, które wysyłają klasyczny list zamiast wiadomości e-mail przed pierwszym dniem pracy. Bez wątpienia jest to niskobudżetowa opcja, która dobrze zrealizowana na długo zapadnie w pamięci nowego pracownika. Nie ma wątpliwości, że napisanie listu to ciekawy i nietypowy element onboardingu.

Wideo

Brzmi banalnie. Jednak dobrze zrealizowany materiał z pewnością możesz zaliczyć do ciekawych pomysłów na onboarding nowego pracownika. W materiale filmowym możesz w przystępny sposób przekazać informacje o firmie. Wizualna forma jest łatwa do przyswojenia. Materiał wideo może być formą zapoznania nowego pracownika z rozproszonym zespołem. Punktem wyjścia do stworzenia ciekawego materiału jest dobre przygotowanie, stworzenie scenariusza. Warto wspomnieć, że dzięki zaangażowaniu osób pracujących w naszej firmie, możemy stworzyć świetny materiał – nie musimy od razu angażować profesjonalnego kamerzysty. Materiał zrealizowany własnymi siłami, może być odbierany jako bardziej autentyczny, szczery. A przecież o to nam chodzi.

Welcome pack

Jak wygląda standardowy zestaw powitalny w większości firm (o ile w ogóle jest)? Notatnik, długopis i kubek? To już dawno jest oklepane. Wymyśl coś całkowicie out of the box! Daj się ponieść wyobraźni i wymyśl coś zgodnego z kulturą organizacji. Przykłady? Klapki, które wpiszą się w firmowy dress code. Produkty spożywcze od lokalnych producentów. Miody, dobrej jakości sery, czekolady. Brzmi przepysznie! Gadżety technologiczne, które będą przydatne dla pracownika nie tylko w pierwszy dzień pracy.

Oczywiście zestaw powitalny możemy wysłać pocztą, jeśli przeprowadzamy onboarding nowego pracownika zdalnie lub może czekać na jego pojawienie się na biurku.

Welcome pack jest świetnym elementem Employer Brandingu! Ciekawy, z pewnością chętnie prezentowany będzie przez naszym pracowników w ich mediach społecznościowych. Przy czym, należy pamiętać o jakości produktów, które umieszczamy w zestawie powitalnym. Produkty wątpliwej jakości mogą przynieś rezultat odmienny od oczekiwanego.

Grywalizacja w procesie onboardingu

Wykorzystanie grywalizacji w procesie onboardingu pracownika zyskuje na popularności. Największą popularnością cieszy się w dużych organizacjach, które zatrudniają wielu nowych pracowników. Można do tego użyć gotowych rozwiązań, ale równie dobrze, można powierzyć działowi HR przygotowanie prostego scenariusza oraz jego wdrożenie. Nowi pracownicy na pewno docenią taką formę szkolenia i przekazywania informacji. Grywalizacja pozwoli badać zaangażowanie nowych pracowników na każdym etapie procesu.

Nietypowy buddy

W nowym miejscu pracy na początku każdy czuje się zagubiony. Koncepcja przydzielania buddiego, czyli osoby, która wprowadzi nowego pracownika do firmy, stworzona została w celu ułatwienia aklimatyzacji w nowym środowisku pracy. Zazwyczaj buddym zostaje, osoba która realizuje obowiązki zbliżone do tych, które realizować będzie nowy pracownik. A gdyby buddym został szef firmy/ dyrektor działu? Wydaje się, że te osoby w firmie nie mają czasu na pełnienie tej roli. Jednak zaangażowanie ich w ten proces może nieść szereg korzyści dla firmy, jak i nowego pracownika. Poznanie perspektywy kluczowej osoby w organizacji wpłynie na umocnienie relacji z firmą już na etapie wdrożenia. Pracownik, będzie miał możliwość poznania kultury firmy, kierunków jej rozwoju. Dzięki takiemu podejściu nowy pracownik będzie realizował cele firmy, a nie jedynie zadania.

Culture book

Stworzenie swoistego przewodnika po firmie pozwoli nowemu pracownikowi głębiej wejść do organizacji. Poznać środowisko, poznać kulturę i wartości firmy. Culture book powinien być stworzony przez dział HR we współpracy z innymi działami firmy. Jest swoistym przewodnikiem, gdzie nowy pracownik znajdzie wszystkie niezbędne informacje. Zaczynając od bazy wiedzy, po informacje o kulturze organizacyjnej firmy. Dobrze przygotowany culture book, wręczony pracownikowi na początku współpracy, przydatny powinien być nawet po kilku miesiącach pracy w naszej firmie. Fajnym pomysłem jest stworzenie sekcji Q&A na końcu naszego przewodnika. Warto zebrać najczęściej pojawiające się pytania i na bieżąco dodawać (dlatego polecamy stworzenie culture book w formie e-booka).

Pro tip!

Jeśli zatrudniamy więcej niż jednego pracownika warto połączyć klika onboarding nowych pracowników w jeden. Bez względu na to, czy odbywa się stacjonarnie czy zdalnie. Niesie to wiele korzyści. Dla pracodawcy – zmniejsza koszty, usprawnia i skraca proces. Dla pracownika – pozwala na łatwiejsze odnalezienie się w nowym środowisku i nawiązanie kontaktu z innymi nowymi pracownikami.

Podsumowując, proces onboardingu to kluczowy etap wprowadzenia nowego pracownika do organizacji. Ułatwia nowej osobie zaklimatyzowanie się, dołączenie do nowego zespołu oraz wdrożenie się do nowych obowiązków.

HRappka.pl to kompleksowy system HR, który automatyzuje również proces onboardingu pracowników. Pozwala tworzyć procesy onboardingu – ogólne i stanowiskowe, a następnie udostępniać je nowym pracowników. Więcej o możliwościach naszego systemu dowiesz się na stronie dot. naszego modułu onboardingu.